Fiche sur les formalités liées à l'embauche

LES FORMALITES LIEES A L’EMBAUCHE D’UN SALARIE

 

                                                                          

La déclaration préalable à l'embauche (DPAE)

 

Cette déclaration (DPAE) est obligatoire. Elle est à effectuer par l’employeur auprès de l'Urssaf dans la semaine précédant l'embauche.

La DPAE contient un certain nombre d'informations obligatoires comme la dénomination sociale, l'adresse de l'employeur, le code APE et le numéro SIREN de l'entreprise mais aussi les coordonnées du service de santé au travail dont dépend l’employeur et les informations relatives à l'identité du futur salarié...

Ne pas faire cette déclaration constitue une infraction, l'employeur étant considéré comme coupable de travail dissimulé.

L’Urssaf adresse un récépissé.

  • Vous pouvez procéder à cette déclaration en ligne en vous affiliant à net-entreprises.fr (gratuit)

 

L'affiliation auprès des organismes de retraite complémentaire obligatoire

 

L’employeur doit aussi affilié son salarié auprès de l'organisme de retraite complémentaire. Il s’agira, pour les salariés de l'Arcco et pour les cadres de l'Agirc.

 

L’affiliation à une Complémentaire santé

 

Proposer une couverture complémentaire santé collective (mutuelle d’entreprise) est obligatoire depuis le 1er janvier 2016. L’employeur devra proposer cette garantie à tous les salariés, qui n’en bénéficient pas, en complément des garanties de base d’assurance maladie de la Sécurité sociale.

  • Tous les employeurs, y compris les associations, quelle que soit la taille de l’entreprise, sont concernés.

 

Le registre unique du personnel

 

L’employeur doit également inscrire son nouveau salarié sur le registre unique du personnel.

  • Lorsqu'il s'agit d'une première embauche, l'employeur doit également informer l'inspection du travail par lettre recommandée avec accusé de réception.

La visite médicale d'embauche

 

Le salarié doit passer une visite médicale avant son embauche ou, au plus tard, avant la fin de sa période d’essai afin de s’assurer qu’il est médicalement apte au poste.

Cette visite s’effectue auprès du SST (service de santé au travail) agréé par la Direccte et auquel l’employeur a adhéré.

Pour certaines catégories de salariés bénéficiant d’une surveillance médicale renforcée, la visite doit être organisée avant l’embauche : travailleurs âgés de moins de 18 ans, femmes enceintes, travailleurs handicapés, salariés exposés à l’amiante, au plomb, au bruit, aux vibrations, au risque hyper-bare, travail de nuit…).

 

Obligations liées à l’information des salariés

 

Tout employeur doit informer ses salariés (par affichage, e-mail, papier remis en main propre ou via le site intranet de l’entreprise) des éléments suivants :

  • Les horaires de travail,
  • La convention collective applicable,
  • Les coordonnées de l’inspection du travail,
  • Les coordonnées du médecin du travail,
  • Les numéros de téléphone du SAMU et des pompiers,
  • Les textes relatifs à l’égalité professionnelle hommes – femmes,
  • Les textes relatifs au harcèlement sexuel et moral,
  • L’interdiction de fumer dans les locaux,
  • Les textes relatifs à la lutte contre les discriminations à l’embauche,
  • L’ordre et les dates de congés,
  • Le document unique d’évaluation des risques professionnels,
  • Les éventuels représentants du personnel.
11/10/2018 par Mef

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